Scegliere di lavorare in coworking dà accesso a molti benefici. Ci sono, però, alcuni aspetti che è bene valutare. La sicurezza rientra certamente tra i principali parametri soprattutto a causa dell’attuale situazione di emergenza sanitaria.
Come avere la certezza che un coworking sia effettivamente sicuro? Scopriamolo insieme!
Cosa si intende per sicurezza sul lavoro in coworking?
Per sicurezza in coworking si intendono tutti quegli aspetti legati a: privacy, tutela dei dati personali, fino ad arrivare ai temi più recenti quali distanziamento sociale e sanificazione degli spazi.
Se scegli di lavorare dovresti prestare attenzione agli strumenti e alle procedure che la struttura mette in pratica in merito alla gestione della sicurezza.
Lo spazio è a norma di legge?
Forse ti può sembrare banale, ma è sempre utile chiedere durante la giornata di prova gratuita (noi del Golden office la offriamo a tutti coloro che vogliono affittare uno dei nostri spazi) o se nel primo giorno di permanenza ti sorge qualche dubbio o noti qualcosa fuori posto.
Cosa puoi fare? Chiedi informazioni al coworking manager sull’adeguatezza dello spazio alle norme di sicurezza. Vedrai che nella stragrande maggioranza dei casi, i coworking e gli altri spazi di lavoro condivisi sono adempienti alle principali disposizioni di legge.
Molte volte sottovalutato, ma di fondamentale importanza è conoscere lo stato degli impianti e delle apparecchiature. Sono a norma? Oltre la compliance, potresti chiedere se l’impianto elettrico è affidabile e non ha sbalzi di tensione (verificando anche se esiste una copertura assicurativa) e che tipo di manutenzione degli impianti di aerazione, ventilazione e riscaldamento/condizionamento viene normalmente fatta.
Di solito la manutenzione è compresa nel costo del piano/abbonamento di coworking, ma non per questo non dobbiamo sapere quando vengono cambiati i filtri o si fa l’igienizzazione dell’impianto, no?
Alcune cose che puoi controllare da solo sono:
Presenza di uscite di sicurezza ed estintori (con relativa data di scadenza);
Esiste un'adeguata segnaletica per le uscite di sicurezza?
Sono affisse planimetrie dello spazio con le vie di fuga o i luoghi dove sono collocati gli estintori?
Ergonomia: sicurezza delle postazioni
Sfrutta al meglio la giornata di prova verificando, anche, la sicurezza delle postazioni in termini di ergonomia. Dato che lavorerai molte ore, è un fattore molto importante, spesso sottovalutato.
Quindi ti suggeriamo di verificare i principali fattori a tutela della salute e delle condizioni di lavoro:
l’altezza delle postazioni (dovrebbe essere compresa tra i 70 e gli 80 cm);
la dimensione della scrivania che deve essere sufficiente a ospitare non solo il computer, ma anche documenti e materiale accessorio (in genere puoi considerare appropriata una larghezza dagli 80 cm in su);
la profondità della scrivania che deve permettere di mantenere una corretta distanza dal pc;
l’ergonomia della sedia che deve aiutare ad assumere e mantenere una postura corretta. Per questo è bene che lo schienale sia regolabile in altezza e inclinazione.
Ambiente: microclima, illuminazione e rumore
Importantissima anche la sicurezza legata all'ambiente che caratterizza lo spazio lavorativo; deve essere salubre e confortevole in termini di aerazione, temperatura, umidità, illuminazione e rumore.
Temperatura: deve essere compresa tra i 19° e 23° in estate e tra i 17° e 21° gradi in inverno. Per questo il coworking deve prevedere un impianto di riscaldamento/condizionamento adeguato.
Livello di umidità: deve essere compreso tra il 30% e il 70%, con valori ottimali tra il 50% e il 60%. Gli spazi devono essere correttamente aerati, preferendo l’aerazione naturale (tramite finestre) a quella artificiale ottenuta con gli impianti di aerazione.
Illuminazione: verifica che sia generata da fonti naturali (preferibili) o artificiali e, in ogni caso, controlla che non siano presenti fastidiosi riflessi di luce.
Rumore: valuta il rumore presente nello spazio di lavoro prestando attenzione sia alle fonti interne che esterne. È importante valutare la durata dell’esposizione e il livello del rumore, il cui valore dovrebbe essere inferiore a 80 dBA (decibel ponderati). Per verificare questo aspetto, scarica l'app Decibel X, che è disponibile sia per iPhone sia per Android.
Accessi e circolazione all'interno del coworking
Altri aspetti a cui dovresti prestare attenzione sono le procedure che regolano gli accessi e la circolazione all’interno degli spazi:
L’ingresso è presidiato?
C’è una reception?
Ci sono telecamere esterne e interne?
C’è un sistema di monitoraggio degli accessi alla rete Wi-Fi?
Ci sono porte automatizzate ed è possibile entrare con il proprio telefono?
Anche in questo caso, approfitta della giornata di prova gratuita per verificare se nello spazio c’è sufficiente libertà di movimento, sia nella prossimità della postazione di lavoro, sia nelle vie di circolazione principali e secondarie. Utilizza la giornata anche per capire "che aria tira" e per conoscere gli altri coworker.
Fai attenzione a:
Dietro la tua sedia c’è almeno un metro e mezzo per permettere il passaggio?
Le vie di fuga presentano ostacoli mobili?
Gli spazi comuni e le vie di fuga sono sufficienti per il numero di lavoratori e di esterni che sono ospitati?
Sicurezza della propria strumentazione e degli oggetti personali
La sicurezza della strumentazione dei Coworkers è un punto fondamentale per qualsiasi coworking. Puoi comunque valutarla personalmente ponendoti queste domande:
L’accesso all’open space è regolato (se hai una stanza/ufficio privato non ne hai bisogno)?
Ci sono lockers?
Lo spazio dei lockers è sufficiente?
Tutti gli accessi sono muniti di telecamere?
Livello di privacy adeguato e garantito
Uno aspetto fondamentale per tutti è sicuramente la privacy. Scegliere uno spazio di coworking che offre strutture e servizi con un alto livello di privacy è importante.
Ti suggeriamo di prestare attenzione in particolare ad alcuni aspetti ponendoti le seguenti domande:
La rete Wi-Fi ha diversi accessi per i visitatori e per i clienti residenti?
La posta è custodita dalla reception o dal management in piena privacy?
Le stampanti hanno sistemi di protezione della privacy?
Sono presenti i phone booths per fare le call in sicurezza?
Regole di distanziamento sociale
In questo ultimo anno abbiamo imparato che il distanziamento sociale è fondamentale per non contagiare e contagiarsi. Quali sono gli aspetti principali che ti suggeriamo di verificare in merito alle procedure di mantenimento del distanziamento sociale?
Ci sono regole precise sugli ingressi in zone comuni come aree break, aree relax, zona fumatori?
Gli spazi sono stati riorganizzati per garantire gli accessi in modo ordinato, evitare assembramenti e assicurare il mantenimento di almeno un metro di separazione tra gli utenti?
Le misure di prevenzione sono evidenziate mediante l’ausilio di apposita segnaletica e/o attraverso degli addetti, incaricati di monitorare e promuovere il rispetto delle regole facendo anche riferimento al senso di responsabilità dei visitatori?
Viene incentivato l’utilizzo di tecnologie digitali in processi come prenotazione, pagamento, compilazione di modulistica, sistema di registrazione degli ingressi, effettuazione di test valutativi e di gradimento al fine di evitare prevedibili assembramenti?
Viene rilevata la temperatura corporea impedendo l’accesso in caso di temperatura superiore a 37,5 gradi?
Sanificazione degli spazi comuni (e non)
Sempre in merito al Covid-19 e pandemia, è importante che sia eseguita una corretta e frequente sanificazione gli spazi.
Anche per questo punto ti riportiamo le domande che ti suggeriamo di porti:
La sanificazione degli ambienti ogni quanto viene eseguita?
Il coworking mette a disposizione i prodotti per l’igiene delle mani in tutte le aree (es. ingresso, sale riunioni, aree relax, servizi igienici, ecc.)?
Lo spazio è correttamente areato in modo da favorire il ricambio d’aria?
Come avrai notato, molte questioni attinenti alla sicurezza dipendono anche dalla dimensione dello spazio e da quanti coworkers ci sono normalmente. È buona norma, quindi, informarsi sul numero medio di persone presenti nel coworking.
Se hai dubbi o domande in merito alla sicurezza del Golden office, non esitare! Siamo disponibili a rispondere a tutto ciò che vorrai chiederci.
Per maggiori informazioni contattaci al numero +39 3703188360 o inviaci una e-mail a info@goldenoffice.it
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